Category: Productividad e innovación para empresas

Procesamiento de facturas Sector minero y energético Nuestro cliente, una empresa minera enfrentaba el gran desafío de revisar y aprobar las facturas relacionadas a sus actividades de extracción para controlar los recursos empleados durante el proyecto. Con cientos de facturas diferentes cada mes, este proceso de revisión y aprobación era una tarea que consumía tiempo valioso, era propenso a contener errores humanos de digitación y carecía de visibilidad, por lo tanto, volvía el proceso mucho más largo. Componentes clave Desarrollo de apps Integración financiera Modelado de procesos Indicadores en tiempo real Eliminamos los esfuerzos manuales asociados al procesamiento de facturas, logrando reducir el tiempo de revisión y aprobación en un 70% Principales retos Transformar el procesamiento manual de facturas que resultaban en demoras, errores y aumento de los costos operacionales.   Identificar y rastrear el estado de las facturas, para mejorar la eficiencia operacional con que se resuelven procesos bloqueados.   Errores en la transcripción de datos que llevan a discrepancias entre los datos ingresados y ocasionan reprocesos de validación.   Reducir la falta de visibilidad en el proceso de aprobación interna que ocasiona cuellos de botella y dificulta la toma de decisiones. Nuestra solución Para abordar estos desafíos hemos desarrollado una aplicación a la medida de las necesidades de nuestro cliente de forma que cumpla con el procesamiento de facturas. Esta solución incluye los siguientes componentes claves: Aplicación web para centralizar información Esta aplicación captura información esencial de la factura y habilita el cargue de documentos anexos cómo la factura física para que las solicitudes contengan toda la información necesaria. Aprobaciones apoyadas con robótica Hemos automatizado el proceso de aprobación directamente desde la aplicación web que redirige las facturas a las personas responsables basada en roles y reglas de negocio; El sistema envía notificaciones vía email a los usuarios para informar de las acciones pendientes cómo revisiones o aprobaciones. Registros de acciones en la app La aplicación mantiene un detallado rastro de los pasos realizados durante el proceso de aprobación, lo que permite a los usuarios responsables identificar el progreso de cualquier solicitud y evitar cuellos de botella. Integración financiera y contable Hemos integrado la aplicación web de facturas con el sistema financiero y contable de la compañía minera, de forma que hemos facilitado la transferencia de datos sin necesidad de intervenciones manuales que pueden ser susceptibles de errores. Agende una cita

Exenciones de pagos y facturas Sector minero y energético Nuestro cliente, una compañía de energía, enfrentó desafíos en la autorización y procesamiento de pagos, especialmente en escenarios donde las exenciones debían ser manejadas manualmente. La compañía necesitaba una solución para agilizar el proceso de exenciones de pago, permitiendo tiempos de respuesta más rápidos para daños o reemplazos no programados en sitio, así como aprobaciones aceleradas para acuerdos de pago especiales en negociaciones sensibles al tiempo. También requerían una solución fácil de auditar para mantener el cumplimiento del presupuesto. Componentes clave Desarrollo de apps Integración financiera Reportes en tiempo real Procesos automatizados Principales retos Autorizar el procesamiento de exenciones y pagos especiales qué estaban fuera de las políticas estándar de la compañía. Agilizar los procesos y aprobaciones en sitio que deben ser autorizados manualmente debido a su complejidad y sensibilidad. Optimizar los tiempos de respuesta asociados a reemplazos, reparaciones o contingencias que afectan el desempeño operacional. Nuestra solución Para abordar estos desafíos hemos desarrollado una aplicación low-code a la medida de las necesidades de nuestro cliente, según sus reglas de negocio y herramientas. Esta solución se compone de: Aplicación de exenciones Desarrollamos una aplicación web fácil de usar que permitió a los usuarios enviar solicitudes de exención de pago de manera rápida y sencilla. La aplicación proporcionó un formulario simple para capturar detalles relevantes, como el motivo de la exención, el monto, la documentación de respaldo y las aprobaciones requeridas. Aprobaciones y revisiones con Azure Utilizando herramientas de automatización, implementamos un flujo de trabajo de aprobación automatizado dentro de la aplicación web. El flujo de trabajo incorporó reglas y criterios predefinidos para diferentes tipos de exenciones de pago. El sistema dirigió las solicitudes a los aprobadores apropiados según las reglas especificadas, agilizando el proceso de aprobación y reduciendo la intervención manual. Expedición de solicitudes y auditoría La aplicación facilitó tiempos de respuesta más rápidos para daños o reemplazos operativos no programados. Al automatizar el proceso de aprobación, el sistema redujo el tiempo dedicado a revisiones manuales y agilizó el proceso de toma de decisiones. Además, la aplicación mantuvo un registro de auditoría completo, lo que permitió un seguimiento y auditoría fáciles de todas las solicitudes y aprobaciones de exención de pago. Sincronización y reportes La aplicación se integró sin problemas con los sistemas de pago y herramientas de reporte existentes para garantizar la precisión y consistencia de los datos.Proporcionó informes en tiempo real sobre exenciones de pago, lo que permitió a las partes interesadas monitorear y analizar tendencias, identificar cuellos de botella y tomar decisiones basadas en datos. Agende una cita

Administración y visualización de datos Sector financiero y de inversiones Nuestro cliente, una empresa financiera se enfrentó a desafíos con la supervisión de diferentes proyectos. La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) carecía de visibilidad sobre el estado general de los proyectos, los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los informes detallados de las operaciones del proyecto. Esto condujo a dificultades para supervisar el progreso del proyecto, la ejecución de presupuestos, identificar los cuellos de botella y tomar decisiones informadas. Componentes clave Información centralizada Tableros de datos Informes dinámicos Integración de datos Principales retos Visibilidad limitada de los estados de proyectos, los hitos y los indicadores clave de rendimiento para la supervisión efectiva del proyecto. Los procesos de realización de informes manuales y dispares entre diferentes plataformas para el análisis de rendimiento de los proyectos. La falta de información en tiempo real que dificulta la capacidad de identificar los riesgos del proyecto y tomar acciones proactivas. Nuestra solución Para abordar estos desafíos, desarrollamos un sitio web de SharePoint como una plataforma centralizada para visualizar y presentar informes de proyectos en curso. La solución consiste de los siguientes componentes: Portal de información centralizada en SharePoint Creamos un sitio web de SharePoint diseñado específicamente para la gestión de proyectos, este portal sirve como repositorio central para la información relacionada con los proyectos, incluidos los planes del proyecto, los hitos, las actualizaciones de estado y la documentación clave. Este espacio proporcionó un espacio de colaboración para que los equipos de proyecto compartieran actualizaciones y se comunicaran eficientemente. Visualización de datos con PowerBi Integramos el portal de SharePoint con Power BI, una potente herramienta de visualización de datos y elaboración de informes. Esta integración permitió la extracción de datos en tiempo real de varias fuentes de proyectos y la generación de informes dinámicos e interactivos. Las partes interesadas del proyecto podrían acceder a estos informes para obtener información sobre el estado del proyecto, los indicadores clave de rendimiento y las métricas de rendimiento. Informes personalizados y actualizados Desarrollamos paneles personalizados, adaptados a las necesidades específicas de la empresa financiera. Estos paneles presentaron información clave de los proyectos de una manera visualmente atractiva e intuitiva, lo que permitió a las partes interesadas monitorear el progreso del proyecto, realizar un seguimiento de los hitos e identificar tendencias o problemas. Actualizaciones automáticas Para garantizar la precisión de los datos y la visibilidad en tiempo real, implementamos la actualización automática de los datos obtenidos de los sistemas de gestión de proyectos, herramientas de colaboración y otras fuentes relevantes. Esto eliminó la necesidad de entradas manuales de datos y mejoró la puntualidad y fiabilidad de la información de los proyectos. Agende una cita

Administración de presupuestos Sector minero y energético Nuestro cliente, una empresa minera enfrentaba grandes desafíos en la administración de sus presupuestos debido a que su sistema de ERP era estático y difícil de modificar, además, cambiar el sistema implicaba un valor demasiado alto. La compañía dependía de múltiples archivos de Excel para lograr esta administración, dichos procesos carecían de visibilidad global y cualquier cambio implicaba cierto riesgo al no tener un control central de información. Además, las aprobaciones de presupuestos eran imprecisas y demandaban mucho tiempo, coordinación o esfuerzo entre las partes involucradas. Componentes clave Aplicación de gestión Procesos automatizados Integración financiera Indicadores en tiempo real Nuestra solución Para abordar estos desafíos hemos desarrollado una aplicación web que digitalizó el proceso de administración de presupuestos, aumento la visibilidad y facilitó la colaboración entre las partes. Esta solución esta compuesta de: Desarrollamos una aplicación web diseñada para la gestión de presupuestos que permitía a los usuarios crear, modificar y realizar seguimiento de los presupuestos en una interfaz centralizada e intuitiva. Optimizamos el proceso de aprobación presupuestal por medio de fases de trabajo y etapas definidas que garantizan un proceso consistente donde las partes responsables son notificadas sobre sus acciones pendientes con el objetivo de evitar retrasos y aumentar la eficiencia. Hemos desarrollado integraciones que facilitan sincronizar los datos entre los sistemas contables y financieros, de esta forma se asegura la disponibilidad de los datos actualizados sin necesidad de un proceso manual. La solución puede generar en tiempo real informes sobre la ejecución presupuestal, habilitar a las partes interesadas en supervisar el gasto en comparación con los presupuestos asignados y la capacidad de personalizar informes según la necesidad. Resultados de la solución Mayor agilidad y flexibilidad en la gestión del presupuesto, lo que permite a la empresa de minería adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio. Mayor precisión y eficiencia en las aprobaciones presupuestarias, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para la coordinación. Mejora de la colaboración y la visibilidad multifuncional, facilitando una mejor toma de decisiones y la asignación de recursos. Reduce la dependencia de los procesos manuales y las hojas de cálculo, minimizando los errores y problemas de control de versiones. Agende una cita

Integración y análisis de datos Sector educativo Nuestro cliente, una institución universitaria enfrentaba el desafio de combinar, conciliar y analizar información sobre programas, notas, profesores y contenidos relacionados a estudiantes de postgrados. Con múltiples fuentes de información cómo: LMS, archivos de excel, entre otros sistemas de información añadía casi 2 semanas adicionales en promedio al tiempo de ejecución en estos procesos. Componentes clave Integración de datos Automatización de procesos Validaciones de información Visualización de datos Al automatizar esta tarea logramos un ahorro del 93% del tiempo Principales retos Generar indicadores del desempeño de los estudiantes era una tarea manual que dependía del esfuerzo y coordinación del personal. La descarga y combinación manual de información era un proceso que propendía a errores accidentales que ocasionaban reprocesos. Los datos de información son sensibles al tiempo y la demanda de presentar indicadores actualizados generaba más cargas laborales. Nuestra solución Para abordar estos desafíos hemos desarrollado integraciones directas con las con las diversas fuentes de información y automatizamos el procesamiento de datos que permitieron eliminar los procesos manuales. Integración de LMS, notas y docentes Para abordar estos desafíos hemos desarrollado integraciones directas con las con las diversas fuentes de información y automatizamos el procesamiento de datos que permitieron eliminar los procesos manuales. Combinación automática Automatizamos el proceso de combinar las fuentes de información a un formato estándar y consistente en una base de datos central que eliminaba los errores en los datos asociados a las intervenciones humanas. Validaciones robóticas Para mantener la calidad de los datos hemos implementado validaciones automáticas cómo parte del proceso. El sistema verifica la integridad de la data y señala errores potenciales e inconsistencias. Visualización de datos Generamos visualizaciones de los datos por medio de Power Bi que permitían analizar los datos extraídos para generar reportes personalizables que facilitaban la toma de decisiones. Agende una cita