Procesamiento de facturas

Sector minero y energético

Nuestro cliente, una empresa minera enfrentaba el gran desafío de revisar y aprobar las facturas relacionadas a sus actividades de extracción para controlar los recursos empleados durante el proyecto.

Con cientos de facturas diferentes cada mes, este proceso de revisión y aprobación era una tarea que consumía tiempo valioso, era propenso a contener errores humanos de digitación y carecía de visibilidad, por lo tanto, volvía el proceso mucho más largo.

Componentes clave

Eliminamos los esfuerzos manuales asociados al procesamiento de facturas, logrando reducir el tiempo de revisión y aprobación en un 70%

Principales retos

    • Transformar el procesamiento manual de facturas que resultaban en demoras, errores y aumento de los costos operacionales.

 

    • Identificar y rastrear el estado de las facturas, para mejorar la eficiencia operacional con que se resuelven procesos bloqueados.

 

    • Errores en la transcripción de datos que llevan a discrepancias entre los datos ingresados y ocasionan reprocesos de validación.

 

  • Reducir la falta de visibilidad en el proceso de aprobación interna que ocasiona cuellos de botella y dificulta la toma de decisiones.

Nuestra solución

Para abordar estos desafíos hemos desarrollado una aplicación a la medida de las necesidades de nuestro cliente de forma que cumpla con el procesamiento de facturas. Esta solución incluye los siguientes componentes claves:

Aplicación web para centralizar información

Esta aplicación captura información esencial de la factura y habilita el cargue de documentos anexos cómo la factura física para que las solicitudes contengan toda la información necesaria.

Aprobaciones apoyadas con robótica

Hemos automatizado el proceso de aprobación directamente desde la aplicación web que redirige las facturas a las personas responsables basada en roles y reglas de negocio; El sistema envía notificaciones vía email a los usuarios para informar de las acciones pendientes cómo revisiones o aprobaciones.

Registros de acciones en la app

La aplicación mantiene un detallado rastro de los pasos realizados durante el proceso de aprobación, lo que permite a los usuarios responsables identificar el progreso de cualquier solicitud y evitar cuellos de botella.

Integración financiera y contable

Hemos integrado la aplicación web de facturas con el sistema financiero y contable de la compañía minera, de forma que hemos facilitado la transferencia de datos sin necesidad de intervenciones manuales que pueden ser susceptibles de errores.