1. PARTES INVOLUCRADAS Y OBJETO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN O DATOS PERSONALES

• RESPONSABLE O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN O DATOS PERSONALES

INOVAIT SAS, persona jurídica constituida de conformidad con las leyes mercantiles colombianas, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, en la dirección Calle 75 No 69-32 Bogotá Colombia Tel: 317 3649183, y dirección electrónica [email protected].

• USUARIOS

Clientes, proveedores y colaboradores que hayan suministrado información o datos personales en virtud del servicio prestado y que esta sea objeto de tratamiento por parte de INOVAIT SAS

• OBJETO

El presente documento tiene como propósito dar a conocer la política de protección de datos personales en cumplimiento del requisito legal exigido en la ley 1581 de 2012, la cual regula la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y la supresión de los datos de carácter personal que realiza INOVAIT SAS en el ejercicio ordinario de su objeto social, con el fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus usuarios, para conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos.

2. DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATO SEMIPRIVADO: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la ley 1266 de 2008. “habeas data”

 DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones

DATOS INDISPENSABLES: Se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad económica de la empresa. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, ejecute el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

USUARIO (Titular): persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

3.1 FINALIDAD

El tratamiento de los datos personales realizado por INOVAIT SAS será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y con las siguientes finalidades las cuales se agotan cuando el usuario ejerce alguno de sus derechos, por mandato legal o culminación de una actividad particular que tenga que ver directamente con dichas finalidades.

• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes.
• Prestar los servicios y/o productos contratados con INOVAIT SAS
• Gestionar las solicitudes de la mesa de ayuda
• Informar sobre el estado de los servicios y/o productos
• Informar sobre nuestros productos, servicios, alianzas, estudios de mercado, contenidos y otros.
• Almacenar información técnica para el perfilamiento de cada USUARIO de los servicios y/o productos contratados con INOVAIT SAS
• Recopilar los datos necesarios dentro del proceso de contratación de nuevos empleados.
• Recopilar los datos requeridos para la realización de actividades de bienestar.

3.2 TRATAMIENTO DE DATOS

INOVAIT SAS manifiesta ser responsable de los datos personales suministrados directamente por los usuarios y de la base de datos o medio de almacenamiento en donde se encuentren ubicados dichos datos y que esté bajo su administración.

INOVAIT SAS protege los datos personales registrados en bases de datos, del acceso, modificación, divulgación o destrucción no autorizada.

INOVAIT SAS con el fin de dar cumplimiento a su obligación de protección de datos sigue de manera estricta y rigurosa los siguientes protocolos de protección de datos:

• Control sobre los sistemas de información para restringir el acceso con base en la necesidad por conocer la información para el desarrollo de las funciones laborales de los colaboradores.
• Cifrado de servicios usando protocolos de seguridad
• Acuerdos de confidencialidad
• Implementación y mejoramiento de controles en las instalaciones físicas, para proteger los datos que se encuentra contenidos de forma física

 Está expresamente restringida la revelación de información personal de los USUARIOS a terceras personas sin su consentimiento expreso.

 Puede haber circunstancias en las que es posible revelar información personal sobre un usuario; las razones que da pie a esto son: El empleo de otras empresas para realizar funciones en nuestro nombre, tales como el cumplimiento de pedidos, proporcionar servicio al cliente, envío de correo electrónico y correspondencia, procesamiento de pagos, procesamiento de conversiones de moneda u otras funciones necesarias para nuestro negocio. También se podrá revelar información personal cuando sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, para este caso INOVAIT SAS notificará previamente a los USUARIOS involucrados antes de la entrega a la autoridad competente. En el caso que INOVAIT SAS no reciba notificación de la revocatoria de la autorización, este dará por hecho la aprobación para la revelación de la información personal en el momento que sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

4. DERECHOS DE LOS USUARIOS (Titulares)

4.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INOVAIT SAS. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

4.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a INOVAIT SAS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

4.3. Ser informado por INOVAIT SAS , previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales.

4.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

4.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que INOVAIT SAS ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

4.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. DEBERES DE INOVAIT SAS COMO RESPONSABLE POR EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INOVAIT SAS se compromete a cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 del 2012 y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar a los USUARIOS, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581, copia de la respectiva autorización otorgada por el USUARIO (Titular).
• Informar debidamente al USUARIO (Titular) sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos en la ley 1581 del 2012.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los USUARIOS en los términos señalados en la ley 1581 de 2012.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 del 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos realizadas por los USUARIOS o titulares de los datos personales.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley 1581 del 2012.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por los USUARIOS y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los USUARIOS.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Capacitar a sus colaboradores con respecto al tratamiento de datos personales
• Solicitar las autorizaciones respectivas cuando los datos personales sean de personas menores de edad

6. CANALES DE ATENCIÓN

INOVAIT SAS designa al oficial de Privacidad y Seguridad de la Información, en adición a sus otras funciones, para cumplir la función de protección de datos personales y para dar trámite a las solicitudes de los USUARIOS, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. En caso de presentarse cualquier petición, queja, reclamo o consulta referente al ejercicio de sus derechos de usuario o cliente podrá comunicarse al correo electrónico [email protected], o al teléfono 317 3649183 en la ciudad de Bogotá, o a través de medios impresos enviados a la dirección: Calle 75 No. 69-32 en Bogotá Colombia, en horario de oficina de 8.00 am a 4.00 pm.

7. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS DE LOS USUARIOS El USUARIO

Tiene derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos o actualizarlos en caso de ser inexactos, también podrá solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos. El USUARIO podrá acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de INOVAIT SAS Cualquier petición, consulta o reclamo debe tener en cuenta lo siguiente:

• La identificación del USUARIO
• Los datos sobre los cuáles versa la solicitud.
• Los datos de contacto del USUARIO
• La motivación que da origen a la solicitud.
• Los documentos que soportan la petición, queja o reclamo

7.1. CONSULTAS

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los USUARIOS podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, INOVAIT SAS garantizará el derecho de consulta, suministrando a los USUARIOS, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del usuario.

 Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales INOVAIT SAS garantiza:

• Habilitación de medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes para atender las consultas.
• En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 7.2. RECLAMOS

 De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el USUARIO que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante INOVAIT SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a INOVAIT SAS por medio de los canales de atención presentados en este documento y debe presentar de forma clara la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa se requerirá al interesado (titular) dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, si por alguna circunstancia INOVAIT SAS recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado o usuario.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos manejada por INOVAIT SAS una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido o resuelto.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• En cualquier momento y de manera gratuita el usuario o su representante podrán solicitar a INOVAIT SAS la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

7.3. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

INOVAIT SAS tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud de los USUARIOS, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales los USUARIOS deben indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

7.4. SUPRESIÓN DE DATOS

 Lo USUARIOS tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a INOVAIT SAS la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron capturados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por los USUARIOS en los registros, archivos, bases de datos administrados por INOVAIT SAS

INOVAIT SAS puede negar el ejercicio del derecho de supresión cuando:

• Los USUARIOS tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de INOVAIT SAS
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del USUARIO; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por los USUARIOS.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, INOVAIT SAS debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

7.5. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DE CONSENTIMIENTO

 Los USUARIOS de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, el usuario debe notificar su decisión por escrito a INOVAIT SAS quien procederá de la siguiente manera: Si es Revocatoria Total de la Autorización: Es sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que INOVAIT SAS debe dejar de tratar por completo los datos del usuario y borrar todos sus registros, no obstante, debe conservar la autorización y la solicitud de revocatoria de la misma. Si es Revocatoria Parcial de la Autorización: Es con una finalidad especial, por ejemplo, para publicidad, o estudios de mercado, etc., pero se mantienen a salvo otros fines, INOVAIT SAS debe borrar y no usar los datos del usuario para las finalidades restringidas, de conformidad con la autorización otorgada. Entonces, los USUARIOS deberán solicitar por escrito la revocatoria del de consentimiento a INOVAIT SAS indicando si la revocatoria es total o parcial y en este último caso cual es el tratamiento no conforme. La atención de las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrá exceder quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo o del momento en que este completa la información para proceder con el trámite solicitado.

7.6. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

INOVAIT SAS establece una vigencia indeterminada de sus bases de datos teniendo en cuenta la finalidad de cada una de ellas con respecto a cualquier novedad que se pueda presentar al interior de la organización y los derechos de los titulares de la

8. VIGENCIA Y VERSIONAMIENTO

 Este documento de política de protección de datos personales está fundamentado en las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, por la Ley 1581 de 2012 y los decretos que la reglamentan. Esta política de protección de datos personales ha sido aprobada por el grupo directivo de INOVAIT SAS en su versión 3 y rige a partir del día dieciocho () de octubre de dos mil veintidós (2022).