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Intranets, una clave para la productividad en equipos remotos y presenciales

Una intranet es una red interna que esta pensada para que todos los miembros internos de la organización puedan encontrar aplicaciones, información y elementos digitales que les ayuden a mejorar sus funciones en el día a día. De esta forma la cultura de una empresa empieza su camino de transformación a ser digital y esto brinda funcionalidades a todos los miembros de comunicarse entre equipos, compartir información, acceder a los recursos necesarios para su funciones y la toma de decisiones estratégicas.

Las intranets han cobrado una especial relevancia luego de la pandemia de 2020 debido a que un gran porcentaje de las compañías envío a sus trabajadores de forma remota y adaptaron sus modelos de negocio hacia esta nueva tendencia, pero, ¿que debe tener una intraner para ser exitosa?

Según un articulo de NNGroup hay 7 elementos fundamentales que comparten las intranets más exitosas

 

  • Liderazgo y comunicaciones corporativas : La intranet es el lugar ideal para que los niveles directivos brinden alineación al resto de la organización de forma que sea un canal de comunicación indirecto, privado y que puede ser dirigido deacuerdo a los sub-sitios de la intranet.

    Otras recomendaciones del NNGroup es que hallan secciones específicas en el home o a través de la página con noticias recientes con artículos o videos que contengan información clave de forma estándarizada (Fecha de publicación, título descriptivo, un breve resumen, tags o categorías que permitan identificar la naturaleza de la información)

  • Información sobre soporte y funciones nucleo de la organización : La intranet puede ayudar a tu organización a compartir visiones claras sobre las metas y el estado de las mismas, el poder de la sinergía en los equipos de trabajo no tiene comparación, en este espacio puedes comunicar a la organización las victorias, dificultades y cómo van evolucionando los procesos.

    Cuando existe una cultura organizacional con comunicación abierta sobre las dificultades que vamos encontrando, las soluciones pueden venir de cualquier rincon de la organización.

  • Repositorio de documentos necesarios : La intranet es un lugar ideal para almacenar documentos que ayuden a todos los miembros de la organización a agilizar procesos misionales o personales. En este espacio pueden quedar disponibles archivos cómo solicitudes de permisos o vacaciones, documentos de proyectos, formatos de correos, archivos de consulta, videos y entrenamientos.

    Lo más interesante de esto es que muchos de los documentos permiten ser visualizados de la misma forma que se utiliza el explorador de archivos en onedrive, windows y teams. Esto hace que la barrera de adopción disminuya drasticamente.

  • Herramientas y aplicaciones de negocio : La constante innovación tecnológica ha hecho que nuestras oficinas sean mucho más virtuales, donde hace uno años solamente teníamos el correo electrónico hoy tenemos CRM, sistemas de facturación, plataformas de servicio al cliente, redes sociales, páginas webs, portales de clientes y proveedores entre muchos más.

    La intranet es un espacio organizado donde podrás disponer enlaces a cada una de las aplicaciones relevantes para los diferentes equipos, brindar fácilidad a todos los miembros de tu organización aporta productividad a cada proceso

  • Información de equipos e individuos : Hoy que nuestras organizaciones son más virtuales que nunca la intranet brinda la posibilidad de conocernos un poco más y aprender cómo cada uno de los miembros de la organización esta apoyando las diferentes unidades de negocio.

    Teniendo en cuenta que la mayoría de las interacciones de nuestras empresas son por medio de cámaras cuyos fondos siempre se encuentran modificados, la intranet le brinda un espacio a los colaboradores de enseñar un poco más sobre ellos por medio de algunas imágenes, un pequeño texto o video.

De igual forma el NNGroup de usabilidad nos dice que en su artículo que los colaboradores pueden verse beneficiados de conocer más sobre la historia y misión de la empresa, el organigrama de la empresa con un enfoque más humano con gustos y afinidades, información sobre nuevas vacantes y el plan de crecimiento u otros beneficios extendidos por medios de cajas de compensación o sindicatos.

 

  • Diseño consistentes : La consistencia no solamente es uno de los principios más importantes al momento de diseñar una interfaz o aplicación, es fundamental aplicarlo en la intranet porque ayuda a los colaboradores de la organización a navegarla más eficientemente y encontrar lo que estan buscando.

    Adicionalmente la intranet debe estar alineada visualmente con los valores de la organización, no podemos tener páginas web responsivas pero intranets que se quedaron atrapadas en la decada del 2000. Es responsabilidad de las organizaciones entregar valor a sus colaboradores y experiencias agradables consistentemente en todas las plataformas cómo indican los principios de endomarketing

  • Contenido creíble : La intranet es uno de los recursos más importantes que puede tener una empresa para poder comunicar a sus miembros contenidos de todos los niveles en materia de credibilidad, todo lo que en el se consigne será visto a ojos de los colaboradores cómo una fuente confiable de información para la toma de decisiones.

    De igual forma es responsabilidad de las organizaciones mantener la información actualizada, con elementos cómo fecha, descripciones, imagenes, etiquetas de priorización o que permitana los usuarios identificar qué es lo importante y actual. De igual forma archivando los contenidos que ya no sean relevantes para la organización.

¿Cómo una intranet puede potencializar tu organización?

En esta parte del articulo vamos a reseñar algunas de las buenas prácticas que hemos encontrando e implementado en diferentes proyectos para brindar algunas ideas que puedan ser aplicadas por nuestros lectores y los demás miembros de la comunidad.

  1. Crea un lugar para cada departamento: Una de las primeras preguntas que nos hacen al momento de crear una intranet es ¿Qué debe contener? Si bien no es una regla generalizada porque cada organización tiene particularidades especificas que deben ser consideradas; si creemos que crear un portal principal global para toda la empresa (Pyme) apoyado por sub-sitios que sean espacios administrados por los diferentes departamentales. De esta forma las dinámicas de cada departamento pueden empezar a migrar naturalmente a un ambiente digital. Encontrando puntos en común y documentos afines para todos los miembros de cada sub-sitios.

    Para implementar esta recomendación crea un sitio principal ( de comunicaciones ) en SharePoint, sub-sitios por cada departamento, asigna cómo administrador del sitio a los líderes de los diferentes departamentos y regístralos en nuestro cursos de configuración y personalización del subsitios en SharePoint 

  2. Brinda información actualizada para la toma de decisiones: Contar con la información actualizada es fundamental para poder tomar decisiones en el día a día y controlar que los objetivos se esten cumpliendo de forma adecuada, al combinar las funcionalidades de SharePoint con PowerBi podemos empezar a alimentar nuestra red con tableros dinámicos que reflejen información importante sobre los elementos necesarios para la toma de decisiones informadas

    La ventaja que tienen los tableros dinámicos es que permiten añadir dimensiones y gráficos a la información. PowerBi cuenta con múltiples formas de visualizar informes y consultas a bases de datos que pueden ser tranferidas a SharePoint sin la necesidad de desarrollar integraciones complejas, lo que significa un menor coste de implementación frente a herramientas externas.

  1. Sincroniza unidades y equipos de trabajo: Las funciones nativas de SharePoint para la intranet son herramientas poderosas para lograr la sincronía entre diferentes equipos de trabajo que puedan ser potenciados por medio de herramientas cómo son los feeds de noticias en diferentes tamaños y visualizados desde diferentes puntos de la intranet, cómo son las funcionalidades de cuenta regresiva, fechas y calendarios.

  2. Brinda un lado humano a tu organización: Cómo mencionabamos anteriormente en organizaciones con componentes remotos, la intranet es un lugar donde los colaboradores de la organización pueden compartir un poco de su vida personal por medio de una foto caracteristica, algún pensamiento o por medio de contenidos generados por ellos.

  3. Permite acceder a las herramientas necesarias: La intranet es un punto donde los miembros de tu organización pueden encontrar información fiable sobre las aplicaciones de negocio necesarias para el día a día de las funciones. Por ejemplos en un departamento financiero se pueden tener accesos seguros a las plataformas bancarías o de informaciones de pago de forma que se reduzca el riesgo de ser víctima de un ataque de phising 

Claves para desarrollar una intranet de forma eficiente

Ya habiendo establecido lo importante que es una intanet en nuestras estrategias digitales y de productividad empresarial es necesario dimensionar cómo podemos gestionar recursos de forma eficiente y direccionar los esfuerzos a lograr fortalecer nuestras intranets organizacionales para mejorar el desempeño de nuestras unidades de negocio.

En esta sección del artículo te brindaremos nuestras recomendaciones al momento de crear una intranet por medio de Microsoft SharePoint

  1. Localiza SharePoint
  2. Conceptualiza la intranet
  3. Despliegue
  4. Roles, permisos y seguridad
  5. Cultura de la intranet ( creación y mantenimiento de contenidos )

Recuerda que a nivel de herramientas y activos digitales, se hacen fuertes por medio de un proceso contínuo de mejora que permita evolucionar de un primer modelo hacía uno ideal para la organización. Este proceso implica entender y dedicarle tiempo a la innovación e implementación de cambios, recuerda que si necesitas un especialista para agilizar el proceso puedes contratar bosas de horas en nuestro tienda en línea.

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Tabla de contenidos

Las redes internas de las empresas pueden ser una piedra angular para fomentar la productividad y alinear a equipos en modalidades híbridas. En este post vamos a relatar que es una intranet, cómo puede potenciar la productividad en tu empresa y cuáles son las claves para el desarrollo de una intranet efectiva.

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